Jak odzyskać kontrolę i dane firmy? (Case Study)

Wyobraź sobie sytuację, telefon dzwoni wczesnym rankiem, a w słuchawce słyszysz głos pełen napięcia, niemal krzyk: "RATUJCIE!". Tak zaczął się dzień, który dla jednej z firm stał się początkiem trudnej, lecz pouczającej drogi. Konflikt w zarządzie połączony z zaniedbaniami w infrastrukturze IT stworzył mieszankę, która mogła doprowadzić do paraliżu działalności. Prześledźmy, jak doszło do kryzysu i jakie kroki podjęto, aby go zażegnać.

Spis treści: 

1. Brak dostępów, czyli źródło problemów
2. Bezpieczeństwo danych na pierwszym miejscu
3. Modernizacja sieci lokalnej
4. Wdrożenie systemu kopii zapasowej w chmurze
5. Dlaczego chmura zamiast starego serwera?

Brak dostępów, czyli źródło problemów

Głównym katalizatorem problemów okazało się nagłe odejście Prezesa Zarządu. Poza typowymi konsekwencjami finansowymi i organizacyjnymi, pojawił się dodatkowy, poważny aspekt. Były Prezes pełnił również rolę administratora danych. To nałożyło się na już istniejące trudności w dziale IT: kończące się miejsce na dysku sieciowym oraz nieprawidłowości w konfiguracji Active Directory sygnalizowały, że środowisko informatyczne jest na granicy wydolności.

Sytuację skomplikowała konieczność zmiany dostawcy Internetu, podyktowana względami "politycznymi" wewnątrz firmy. Brak drugiej osoby dysponującej hasłami administracyjnymi oraz wpis w KRS wciąż wskazujący byłego Prezesa jako reprezentanta spółki, stanowiły poważne przeszkody. Odzyskanie przez Zarząd dostępu do usług telekomunikacyjnych, poczty elektronicznej i innych systemów biznesowych wymagało podjęcia formalnych uchwał i czasu.

Bezpieczeństwo danych na pierwszym miejscu

Po wstępnym opanowaniu chaosu, przeprowadzono szczegółowe oględziny środowiska IT. Na ich podstawie powstała lista zadań naprawczych. Biorąc pod uwagę, że od 2013 roku większość działań w IT ograniczała się do bieżącego utrzymania, a serwer Active Directory zakupiono w 2018 roku, zakres prac był znaczny. Priorytet nadano zadaniom związanym z bezpieczeństwem danych.

Równolegle ze zmianą dostawcy usług internetowych, Zarząd podjął decyzję o migracji poczty elektronicznej i danych produkcyjnych do chmury Microsoft. Poczta została przeniesiona od dotychczasowego dostawcy do usługi Exchange Online w ramach Microsoft 365. Nowe możliwości, takie jak tworzenie skrzynek współdzielonych, szczegółowa kontrola dostępu oraz zapewnienie ciągłości komunikacji w projektach przy rotacji pracowników, spotkały się z aprobatą Zarządu.

Modernizacja sieci lokalnej

Kolejnym krokiem była modernizacja sieci lokalnej. W tym celu wykorzystano przełączniki Cisco Catalyst 1300, oferujące szeroki zakres funkcjonalności w relatywnie korzystnej cenie w porównaniu do konkurencyjnych rozwiązań. Uzupełnieniem infrastruktury sieciowej stały się punkty dostępowe Ubiquiti. Mając na uwadze problemy finansowe firmy, które nasiliły się po odejściu Prezesa, wspólnie z klientem opracowano harmonogram prac. Pozwoliło to na realizację wszystkich niezbędnych działań w rozsądnym czasie, bez konieczności angażowania dodatkowego finansowania zewnętrznego.

Wdrożenie systemu kopii zapasowych w chmurze

Następnie przystąpiono do zakupu i wdrożenia systemu kopii zapasowych Barracuda for Microsoft 365 cloud-to-cloud. Wybór tego produktu był podyktowany wcześniejszym przeniesieniem wszystkich danych firmy do chmury, co eliminowało potrzebę inwestycji w fizyczny serwer backupu. 

Dzięki temu rozwiązaniu wszystkie dane pozostają w chmurze, z możliwością wskazania ich przechowywania na terenie Unii Europejskiej, co jest zgodne z wymogami RODO. Roczny koszt licencji na to oprogramowanie nie przekroczył 400 EUR. Proces ten zakończył się skopiowaniem wszystkich archiwalnych, lecz wciąż istotnych danych ze starego serwera do środowiska chmurowego.

Dlaczego chmura zamiast starego serwera?

Pojawia się pytanie, dlaczego nie zdecydowano się na ponowne uruchomienie i modernizację istniejącego serwera. Powodów było kilka. Głównym problemem był brak wystarczającej ilości miejsca na dyskach. Dyski te, oparte na interfejsie SATA, nie oferowały już satysfakcjonującej wydajności. Dodatkowo, system operacyjny Windows Server 2016 zbliżał się do końca swojego cyklu wsparcia, a sam serwer, wyprodukowany w 2016 roku, czynił jego modernizację nieopłacalną. 

Przeniesienie danych do chmury okazało się rozwiązaniem bardziej elastycznym i bezpieczniejszym. Pracownicy zyskali możliwość pracy zdalnej, a poziom zabezpieczeń oferowany przez rozwiązania chmurowe przewyższał możliwości firmowego routera z segmentu SOHO (Small Office/Home Office) z funkcją VPN. Bezpieczeństwo było przecież jednym z głównych kryteriów przy podejmowaniu decyzji.

Po niemal roku intensywnych prac, historia ta znalazła swoje pozytywne rozwiązanie. Firma nie tylko przetrwała kryzys, ale również zyskała nowoczesną i bezpieczną infrastrukturę IT, gotową na przyszłe wyzwania.