Jak często wykonywać kopie zapasowe danych w firmie?

Utrata danych to realne zagrożenie dla każdej firmy. Czasem wystarczy błąd pracownika, awaria serwera albo atak hakerski, by stracić dostęp do plików. Jak się przed tym chronić? Kopie zapasowe pozwalają szybko odzyskać dane, ale tylko wtedy, gdy są wykonywane regularnie. Jak często należy je tworzyć? Odpowiedzi szukamy w tym artykule.

Spis treści:

1. Od czego zależy częstotliwość backupu?
2. Rodzaje kopii zapasowych a ich częstotliwość
3. Kiedy warto wykonać ręczną kopię zapasową?
4. Gdzie przechowywać kopie zapasowe i jak długo?
5. Podsumowanie

Od czego zależy częstotliwość backupu?

Częstotliwość tworzenia kopii zapasowych powinna odpowiadać dynamice zmian w Twoich danych. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, realizujesz codziennie wiele transakcji lub regularnie aktualizujesz treści – dane zmieniają się szybko. W takiej sytuacji kopie zapasowe warto tworzyć co najmniej raz dziennie, a w razie potrzeby nawet co kilka godzin.

Jeśli jednak prowadzisz stronę typu landing page lub system, który nie jest często aktualizowany, backup wystarczy wykonywać raz w tygodniu lub raz na miesiąc.

W praktyce wiele firm łączy różne typy backupów. Pełną kopię zapasową wykonuje się na przykład raz w tygodniu, a kopie przyrostowe - codziennie lub co kilka godzin. Więcej na temat tych rozwiązań przeczytasz poniżej.

Rodzaje kopii zapasowych a ich częstotliwość

Wyróżniamy trzy podstawowe typy kopii zapasowych: pełne, przyrostowe i różnicowe. Czym się różnią?

Pełna kopia zapasowa

Pełna kopia zapasowa to zapis wszystkich danych w systemie lub aplikacji. Ze względu na duży rozmiar i czas potrzebny do jej utworzenia, wykonuje się ją zazwyczaj raz w tygodniu lub raz na miesiąc.

Kopia przyrostowa 

Kopia przyrostowa zapisuje jedynie te dane, które zmieniły się od momentu wykonania ostatniego backupu, niezależnie od jego typu. Proces jest szybki, a pliki zajmują mało miejsca. Ten typ kopii firmy wykonują zazwyczaj codziennie lub nawet częściej.

Kopia różnicowa

Kopia różnicowa zapisuje dane zmienione od wykonania ostatniej pełnej kopii zapasowej. Odzyskiwanie danych z takiej kopii jest szybsze niż z przyrostowej, ale sam backup zajmuje więcej miejsca.

Kiedy warto wykonać kopię ręcznie?

Ustalony z góry harmonogram tworzenia kopii zapasowych to podstawa, ale są sytuacje, w których warto dodatkowo zabezpieczyć dane. Jeśli wprowadzasz zmiany w strukturze witryny, aktualizujesz system, przenosisz dane lub wykonujesz prace administracyjne, dobrze jest wcześniej utworzyć kopię zapasową na żądanie. Dzięki temu możesz szybko przywrócić poprzednią wersję systemu, jeśli coś pójdzie nie tak.

Gdzie przechowywać kopie zapasowe i jak długo?

Kopie zapasowe najlepiej przechowywać w kilku lokalizacjach, z użyciem różnych nośników. Jedną z najbardziej sprawdzonych metod jest strategia 3-2-1. Ten model minimalizuje ryzyko utraty danych i zakłada:

    • przechowywanie trzech kopii danych,
    • na dwóch różnych nośnikach,
    • z czego jedna znajduje się poza siedzibą firmy.

Taki układ pozwala odzyskać dane nawet w przypadku awarii lokalnego serwera lub zniszczenia sprzętu w biurze.

Jak długo przechowywać kopie zapasowe?

Dla firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw rozsądnym rozwiązaniem jest przechowywanie pełnych kopii zapasowych z ostatnich dwóch miesięcy. Taki zakres pozwala odzyskać dane sprzed ataku, który mógł długo pozostać niewykryty. Użytkownicy indywidualni mogą korzystać z krótszego okresu, chyba że przechowują dane księgowe lub projekty wymagające archiwizacji.

Czas przechowywania warto dostosować do rodzaju danych. Pliki bieżące, które często się zmieniają, mogą być przechowywane krócej. Kopie zawierające dane krytyczne, takie jak dokumentacja kadrowa czy księgowa, warto archiwizować przez kilka miesięcy. W niektórych branżach ten okres regulują przepisy prawa.

Podsumowanie

Jeśli dane mają dla Twojej firmy wartość (a wiemy, że mają), potrzebujesz przemyślanej strategii ich zabezpieczania. Backup warto planować nie według minimalnych wymagań, ale w oparciu o to, ile możesz stracić w ciągu godziny, dnia lub tygodnia bez dostępu do danych.

Chcesz zabezpieczyć dane swojej firmy? Zespół KNT Technology oferuje wdrożenie polityki backupu, konfigurację narzędzi i pełne wsparcie – zarówno dla małych firm, jak i większych organizacji.