Backup do Microsoft 365 - co musisz wiedzieć?

Może się wydawać, że skoro korzystamy z danych w chmurze, są one automatycznie chronione i nie wymagają dodatkowych działań. Rzeczywistość wygląda inaczej. Microsoft odpowiada za infrastrukturę, jednak ochrona danych i kopie zapasowe to już odpowiedzialność użytkownika. Dlatego backup Microsoft 365 staje się niezbędnym elementem strategii IT. Dowiedz się więcej w naszym artykule.

Spis treści:

1. Dlaczego Microsoft 365 potrzebuje backupu
2. Czego dotyczy backup Microsoft 365
3. Jak działa backup Microsoft 365
4. Jak długo przechowywane są dane
5. Ile trwa tworzenie kopii
6. Jak przygotować firmę do backupu
7. Backup Microsoft 365 z KNT

Dlaczego Microsoft 365 potrzebuje backupu?

Microsoft działa w modelu współdzielonej odpowiedzialności. Oznacza to, że dostawca zabezpiecza serwery, aplikacje i dostępność usług, ale nie odpowiada za przypadkowe usunięcia, błędy użytkowników, cyberataki czy wymogi prawne związane z archiwizacją.

Backup okazuje się konieczny, gdy:

• plik został przypadkowo usunięty i nie da się go odzyskać z kosza,
• pracownik odchodzący z firmy celowo kasuje dane,
• atak ransomware szyfruje pliki na OneDrive lub w Teams,
• przepisy wymagają przechowywania dokumentacji przez określony czas, a polityka retencji w Microsoft 365 jest krótsza.

W innym przypadku dostęp do danych może być utrudniony lub niemożliwy.

Czego dotyczy backup Microsoft 365?

Backup obejmuje przede wszystkim główne usługi Microsoft 365, takie jak:

• poczta w Exchange Online,
• dokumenty i biblioteki w SharePoint,
• pliki z OneDrive,
• korespondencja, kanały i ustawienia w Teams.

Backup umożliwia odzyskanie nie tylko całych skrzynek czy folderów, ale także pojedynczych plików lub wiadomości. Jest to szczególnie ważne w sytuacjach, gdy potrzebujesz przywrócić jedną wersję dokumentu bez ingerencji w resztę danych.

Jak działa backup Microsoft 365?

Backup Microsoft 365 polega na tworzeniu kopii danych z usług takich jak Outlook, OneDrive, SharePoint czy Teams i przechowywaniu ich w bezpiecznym miejscu poza środowiskiem Microsoft.

System backupowy łączy się z kontem Microsoft 365 firmy, a następnie automatycznie kopiuje wybrane dane według ustalonego harmonogramu. Kopie są zapisywane w chmurze lub w innym repozytorium wskazanym przez organizację.

W razie potrzeby możesz odzyskać pojedynczy plik, wiadomość e-mail albo całe konto użytkownika. Dzięki temu, nawet w przypadku usunięcia pliku, ataku ransomware czy odejścia pracownika, firma zachowuje dostęp do danych i może je szybko przywrócić.

Jak długo przechowywane są dane?

Microsoft 365 oferuje wbudowane mechanizmy retencji, np. 30 dni na odzyskanie usuniętej skrzynki pocztowej czy 93 dni na pliki w koszu SharePoint. To jednak ograniczone możliwości, które nie spełniają wymogów długoterminowej archiwizacji.

Backup pozwala ustalić własne polityki przechowywania. Możesz przechowywać dane zgodnie z przepisami prawa, wymaganiami audytów lub potrzebami biznesowymi, niezależnie od domyślnych limitów Microsoft.

Ile trwa tworzenie kopii?

Pierwsze kopie zapasowe są pełne i zajmują więcej czasu. Przy dużych środowiskach mogą trwać kilka godzin. Kolejne kopie są przyrostowe, czyli obejmują tylko zmienione dane. Dzięki temu czas tworzenia backupu skraca się do kilkunastu lub kilkudziesięciu minut, a proces nie obciąża środowiska produkcyjnego.

Jak przygotować firmę do backupu

Aby wdrożenie backupu Microsoft 365 przebiegło sprawnie, warto wykonać kilka kroków:

• określić dane i usługi, które wymagają ochrony,
• ustalić politykę retencji zgodną z regulacjami prawnymi,
• przygotować środowisko Azure lub lokalne repozytorium
• skonfigurować role administratorów i dostęp do danych,
• przetestować odzyskiwanie w różnych scenariuszach.

Regularne testy przywracania dają pewność, że dane będzie można odtworzyć w sytuacji awaryjnej.

Backup Microsoft 365 z KNT

Backup Microsoft 365 to nie dodatek, ale praktyczne zabezpieczenie ciągłości pracy i danych. W KNT wdrażamy sprawdzone rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, konfigurujemy harmonogramy, wspieramy w odzyskiwaniu danych i doradzamy w zakresie zgodności z regulacjami.

Chcesz zabezpieczyć pocztę, pliki i Teams w swojej firmie? Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy wdrożyć backup Microsoft 365 w Twojej organizacji.