Czy korzystanie z Microsoft 365 jest bezpieczne?

Cyfrowa praca coraz częściej odbywa się w chmurze. Firmy, instytucje publiczne i użytkownicy indywidualni wybierają Microsoft 365 jako podstawowe środowisko do pracy i współpracy. Pojawia się jednak pytanie, czy dane przechowywane w tej platformie są bezpieczne i w jakim zakresie dostawca chroni użytkowników.

Spis treści:

1. Coraz większa popularność Microsoft 365 - skąd się bierze?
2. Infrastruktura a odpowiedzialność użytkownika
3. Szyfrowanie i kontrola dostępu
4. Rola backupu danych
5. Zgodność z RODO i regulacjami prawnymi
6. O czym warto pamiętać jako firma?
7. Podsumowanie

Coraz większa popularność Microsoft 365 - skąd się bierze?

Dzięki Microsoft 365 możesz pracować z dowolnego miejsca, korzystając z tych samych dokumentów i aplikacji na komputerze, tablecie czy telefonie.

Dla wielu organizacji istotne jest także to, że Microsoft 365 wspiera pracę zespołową. Teams, SharePoint i OneDrive pozwalają na współdzielenie plików, wspólną edycję dokumentów w czasie rzeczywistym i prowadzenie spotkań online. To nie tylko wygoda, ale także realne przyspieszenie procesów biznesowych. Pojawia się jednak pytanie, czy firma w chmurze Microsoft jest bezpieczna.

Infrastruktura a odpowiedzialność użytkownika

Microsoft 365 działa w oparciu o globalną infrastrukturę chmurową. Dane są przechowywane w wielu centrach danych, co zwiększa odporność na awarie i poprawia dostępność usług. Firma zapewnia wysoki poziom zabezpieczeń technicznych oraz ciągłość działania, czego potwierdzeniem są certyfikaty ISO i normy branżowe.

Warto jednak wiedzieć, że odpowiedzialność za dane nie leży wyłącznie po stronie dostawcy. Microsoft gwarantuje dostępność usługi, ale nie odpowiada za błędy użytkowników, np. przypadkowe usunięcie plików. Dlatego bezpieczeństwo w praktyce wymaga połączenia zabezpieczeń dostawcy z odpowiednimi procedurami wewnętrznymi w organizacji.

Szyfrowanie i kontrola dostępu

Dane w Microsoft 365 są szyfrowane zarówno podczas przesyłania, jak i w spoczynku. Stosowany jest m.in. standard AES-256. Dodatkowo organizacje mogą zarządzać własnymi kluczami szyfrowania, co daje większą kontrolę nad informacjami.

Dostęp do danych można chronić dzięki uwierzytelnianiu wieloskładnikowemu (MFA) oraz integracji z usługą Azure Active Directory. Umożliwia to stosowanie polityk warunkowego dostępu, które uwzględniają m.in. lokalizację logowania czy stan urządzenia.

Rola backupu danych

Częstym błędem jest założenie, że dane w Microsoft 365 są w pełni archiwizowane. Platforma zapewnia jedynie podstawowe mechanizmy odzyskiwania plików, zwykle w ograniczonym czasie. Jeśli użytkownik lub złośliwe oprogramowanie usunie dane, mogą one być nie do odzyskania.

Rozwiązaniem jest wdrożenie dodatkowych systemów backupu, które pozwalają przywrócić pocztę, pliki czy kontakty sprzed wielu tygodni lub miesięcy. To działanie leży po stronie użytkownika i stanowi istotny element ochrony danych w chmurze.

Zgodność z RODO i regulacjami prawnymi

Microsoft deklaruje zgodność usług z RODO poprzez dokumentację Data Protection Addendum (DPA). Obejmuje ona m.in. przejrzystość procesów przetwarzania danych, możliwość audytu i lokalizację centrów danych w UE.

Jednocześnie należy pamiętać, że obowiązki wynikające z RODO spoczywają na administratorze danych, czyli organizacji korzystającej z Microsoft 365. To firma musi zadbać o prawidłowe wdrożenie polityk bezpieczeństwa i dokumentację potwierdzającą zgodność.

O czym warto pamiętac jako firma?

Microsoft 365 oferuje rozbudowane mechanizmy zabezpieczeń i wysoką dostępność usług. Sama platforma zapewnia solidną infrastrukturę i narzędzia, jednak skuteczność ochrony zależy od tego, jak zostaną one skonfigurowane i uzupełnione o dodatkowe rozwiązania.

Dlatego warto rozważyć wsparcie ekspertów, którzy pomogą w audycie konfiguracji, wdrożeniu polityk bezpieczeństwa, a także w przygotowaniu dodatkowych zabezpieczeń, takich jak backup danych.

Podsumowanie

Jeśli dane mają dla Twojej firmy wartość (a wiemy, że mają), potrzebujesz przemyślanej strategii ich zabezpieczania. Backup warto planować nie według minimalnych wymagań, ale w oparciu o to, ile możesz stracić w ciągu godziny, dnia lub tygodnia bez dostępu do danych.

Chcesz zabezpieczyć dane swojej firmy? Zespół KNT Technology oferuje wdrożenie polityki backupu, konfigurację narzędzi i pełne wsparcie – zarówno dla małych firm, jak i większych organizacji.